Politique de confidentialité et documentation de conformité RGPD

Suite à l’entrée en vigueur de la législation européenne RGPD, COFABRIK RH informe de manière transparente sur l’utilisation qui est faite des données personnelles traitées (au titre des articles 12, 13 et 14 de législation RGPD).

Donnees des candidatures spontanees ou des candidatures a une offre d’emploi pour travailler chez cofabrik rh

Responsable de traitementCOFABRIK RH
Finalités·       Evaluer l’adéquation du candidat par rapport à un poste éventuel ;

·       Créer un dossier-candidat au sein de la CVthèque ;

·       Organiser des entretiens.

Données traitéesCV, lettre de motivation éventuelle ainsi tous les autres documents ou données fournis (par vous-même ou vos anciens employeurs) lors d’une candidature à un emploi
Destinataires et provenances éventuellesSeul le personnel en charge du recrutement peut accéder aux données enregistrées.

Nous signalons que nous sommes susceptibles de transfert des données à des structures-partenaires, notamment des institutions.

Nous signalons que nous sommes susceptibles d’enrichir nos données-candidats avec des informations publiques, de jobboards ou de partenaires, notamment de réseaux sociaux professionnelles.

Durées de conservationLa durée maximale de conservation des données est fixée à 2 ans après inactivité de la relation avec le candidat.
Base légaleLa base juridique de l’utilisation et du traitement de vos données à caractère personnel est basée sur le consentement des personnes concernées ou à défaut notre intérêt légitime en tant que recruteur ou à défaut l’intérêt légitime du candidat.


Donnees des candidatures a une offre d’emploi pour travailler chez un de nos clients

Responsable de traitementCOFABRIK RH et le donneur d’ordre sont co-responsables du traitement.
Finalités·       Evaluer l’adéquation du candidat par rapport à un poste ;

·       Créer un dossier-candidat au sein de la CVthèque ;

·       Organiser des entretiens ;

·       Gérer la relation du candidat avec le client ;

·       Créer des statistiques et KPI associés.

Données traitéesCV, lettre de motivation éventuelle ainsi tous les autres documents ou données fournis (par vous-même ou vos anciens employeurs) lors d’une candidature à un emploi
Destinataires et provenances éventuellesSeul le personnel en charge du recrutement peut accéder aux données enregistrées.

Nous signalons que nous sommes susceptibles de transférer des données à des clients voire à des partenaires de nos clients dans de rares cas.

Nous signalons que nous sommes susceptibles d’enrichir nos données-candidats avec des informations publiques, de jobboards ou de partenaires, notamment de réseaux sociaux professionnelles.

Durées de conservationLa durée maximale de conservation des données est fixée à 2 ans après refus de la candidature. En cas d’embauche, la durée maximale de conservation est fixée à 5 ans après la fin de la relation contractuelle.
Base légaleLa base juridique de l’utilisation et du traitement de vos données à caractère personnel est basée sur le consentement des personnes concernées ou à défaut l’exécution d’un contrat ou à défaut notre intérêt légitime en tant que cabinet de recrutement ou à défaut l’intérêt légitime du candidat voire du client.

Données des clients potentiels, demandes de renseignement ou de devis et demande de rappel

Responsable de traitementCOFABRIK RH
FinalitésGestion de la relation avec les clients potentiels et la gestion de relation précontractuelle – Gestion de la prospection commerciale
Données traitéesIdentités, coordonnées de contact, fonction professionnelle.
Destinataires et provenances éventuellesSeules la Direction et le personnel en relation avec les clients potentiels sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées.

Nous signalons que, dans de rares cas, nous sommes susceptibles d’enrichir nos données de clients potentiels avec des informations publiques (par exemple du registre du commerce ou d’un salon) ou de partenaires.

Durées de conservationLa durée maximale de conservation des données est fixée à 3 ans après inactivité de la relation avec le client potentiel.
Base légaleLa base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel de nos clients potentiels repose sur le consentement des interlocuteurs concernés ou à défaut l’exécution de mesures précontractuelles ou à défaut nos intérêts légitimes en tant que cabinet de recrutement et conseil RH.

Données des acheteurs et des interlocuteurs associés à une commande

Responsable de traitementCOFABRIK RH
FinalitésGestion de la relation-client, la comptabilité, la facturation et le suivi associé
Données traitéesIdentité, coordonnées de contact, fonction professionnelle
Destinataires et provenances éventuellesSeuls la Direction et le personnel en relation avec les clients sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées.

Nous signalons que les données peuvent être transférées à des prestataires externes dans le cadre d’une sous-traitance.

Nous signalons que, dans de rares cas, nous sommes susceptibles d’enrichir nos données de clients avec des informations publiques (par exemple du registre du commerce ou d’un salon) ou de partenaires.

Durées de conservation5 ans après la fin de la relation contractuelle. Les pièces comptables nominatives seront conservées au maximum 10 ans après émission.
Base légaleLa base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose sur l’exécution de la relation contractuelle ou à défaut sur notre intérêt légitime en tant que cabinet de recrutement et conseil RH.

 Jeux de données confiés à COFABRIK RH par un prospect dans un cadre précontractuel

Responsable de traitementCOFABRIK RH
Finalités·       Gestion de la relation précontractuelle

·       Gestion de la faisabilité et des chiffrages éventuels

Données traitéesTout type de données nécessaires au besoin de la mission envisagée. Après accord du client potentiel concerné, nous sommes susceptibles de d’anonymiser les données voire éventuellement supprimer des colonnes inutiles dans les listings fournis.
DestinatairesSeul le personnel en relation avec les clients potentiels et les chargés de projet concernés peuvent accéder aux données fournies.

Nous signalons que les données peuvent être transférées à des prestataires externes concernés dans le cadre d’une sous-traitance envisagée.

Durées de conservation et/ou d’archivageLes données en base active sont supprimées à la fin du besoin opérationnel. Il n’y a pas d’archivage intermédiaire.
Base légaleLa base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose sur l’exécution des mesures précontractuelles ou à défaut sur notre intérêt légitime en tant que cabinet de recrutement et conseil RH.

 Jeux de données confiés à COFABRIK RH par un client dans un cadre précontractuel

Responsable de traitementLe client est le responsable de traitement. COFABRIK RH agit en tant que sous-traitant missionné par le client.
Finalités·       Gestion de la relation contractuelle

·       Gestion de l’exécution d’une mission confiée : l’étude du projet, la préparation, l’exécution, le suivi et le recettage de la mission RH confiée

·       Gestion éventuelle de la conservation de pièce probatoire de l’exécution d’une mission

Données traitéesTout type de données nécessaires au besoin de la mission concernée. Après accord du client potentiel concerné, nous sommes susceptibles de d’anonymiser les données voire supprimer des colonnes inutiles dans les listings fournis.
Destinataires et provenances éventuellesSeul le personnel opérationnel concerné peut accéder aux données fournies.
Durées de conservation et d’archivage.Les jeux de données reçus dans un cadre contractuel pour les besoins d’une mission sont supprimés selon les délais contractuels ou à défaut 1 an maximum à la fin du besoin opérationnel en vue de conservation de pièces probatoires.
Base légaleLa base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose sur l’exécution de la relation contractuelle ou à défaut sur notre intérêt légitime en tant que cabinet de recrutement et conseil RH.

 

Annuaire et répertoire des contacts-partenaires
Un système de listing-partenaire (potentiel ou actif) a été mis en place par COFABRIK RH qui est le responsables de traitement. La finalité de cet enregistrement qui contient des données personnelles (nom, prénom, fonction, téléphone, email…) est la gestion de la relation-partenaire. Seul la Direction et le personnel concerné sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées. Nous informons nos partenaires que nous sommes susceptibles d’enrichir nos données avec des informations publiques. La durée de conservation des données personnelles est fixée à la fin du besoin opérationnel. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose le consentement des interlocuteurs concernés ou notre intérêt légitime en tant qu’entreprise.

Données des fournisseurs généraux référencés ou potentiels
L’identité des interlocuteurs chez nos fournisseurs référencés ou potentiels, tous les documents ou données fournis pour devenir fournisseur ainsi que les pièces comptables de nos fournisseurs sont collectés par COFABRIK RH qui est le responsable de traitement en vue de la gestion de la relation fournisseur et de la comptabilité. Seuls la Direction, le personnel en charge des achats, des projets liés à un fournisseur, le service comptabilité sont habilités à avoir accès aux données enregistrées ou communiquées. La durée maximale de conservation des données est fixée à 3 ans pour les fournisseurs potentiels, 5 ans après le dernier achat pour les fournisseurs actifs et 10 ans pour les pièces comptables. La base juridique de l’utilisation et du traitement de vos données à caractère personnel est basée sur le consentement des interlocuteurs concernés ou à défaut notre intérêt légitime en tant qu’acheteur ou défaut l’exécution d’un contrat d’achat. Nous signalons que, dans de rare cas, nous sommes susceptibles d’enrichir nos données fournisseurs actifs ou potentiels avec des informations publiques.

Données des participants à une formation
Des données personnelles (identités, fonction, émargement, données de satisfaction et d’évaluation) sur nos participants à des formations sont collectés par COFABRIK RH en tant que responsable de traitement. La finalité des traitements est l’organisation de sessions de formation, le suivi et la facturation associés ainsi que le respect des obligations réglementaires. Seul la Direction, l’Office manager et les formateurs concernés ainsi que des prestataires concernés sont habilités à avoir accès aux données enregistrées. La durée maximale de conservation des données est fixée à 5 ans après la fin de la relation contractuelle et à 10 ans pour les pièces comptables nominatives. Le fondement juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose sur :
– l’exécution d’une relation contractuelle;
– ou défaut le respect de toute obligation légale ou réglementaire applicable ;
– ou à défaut nos intérêts légitimes en tant que centre de formation.

Newsletters, invitations et émargements à des événements
Nos clients et nos interlocuteurs professionnels (fournisseurs, institutionnels, indépendants, …) ainsi que nos abonnées newsletters qui le consentent sont susceptibles de recevoir nos communications informatives ou commerciales par e-mail, téléphone ou courrier. Dans ce cadre, un système de lettre d’information ou d’invitation et d’émargement à des évènements peut être mis en place par COFABRIK RH qui est le responsable de traitement. Vous pouvez signaler à dpo@cofabrikrh.fr que vous ne souhaitez plus recevoir nos communications. La finalité de cet enregistrement qui contient des données personnelles (nom, prénom, adresse, fonction, téléphone, email, …) est la diffusion d’actualités voire d’offres commerciales ou de missions ainsi la gestion organisationnelle et promotionnelle d’événements. Seul la Direction et le personnel opérationnel concerné interne ou externalisé sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées. Nous signalons que, dans de rare cas, nous sommes susceptibles d’enrichir nos données d’invitation avec des informations publiques (par exemple du registre du commerce) et de transférer des données à des sociétés externalisés d’organisation d’évènement. La durée de conservation des données personnelles est fixée à 3 ans après inactivité de la relation avec les destinataires des messages. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose le consentement des interlocuteurs concernés ou notre intérêt légitime en tant qu’entreprise ou l’intérêt légitime de la personne concernée.

ARCHITECTURE INFORMATIQUE SECURISEE
Nos données et les données de nos clients sont hébergées en France dans nos locaux et nos datacenters externalisés (en Europe) certifiés ISO27001, notamment Microsoft®. Nous signalons toutefois l’utilisation possible d’outils américains (notamment Hubspot®) qui peuvent faire transiter des données hors EU de manière sécurisée (ISO27001) et licite via des clauses-contractuelles-types (CCT).

Vos droits
Nous vous informons que des informations sur nos interlocuteurs de tout type (candidats, prospects, clients, fournisseurs, partenaires, …) sont susceptibles d’être transférées à des partenaires de résolution de litige ou de contrôle : avocats externalisés, cabinet comptable externalisé, commissaire aux comptes, institutions… En application des lois européennes et de la loi du 6 janvier 1978 (relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés), vous disposez des droits d’accès, de rectification, de limitation, de portabilité et de suppression de vos données personnelles ainsi que du droit d’opposition à leur traitement pour des motifs légitimes. Vous pouvez exercer l’ensemble de ces droits par email à l’adresse dpo@cofabrikrh.fr, ou courrier postal adressé à Service DPO, COFABRIK RH 165 Rue Louis Barran, 38340 Saint-Jean-de-Moirans. Vous disposez par ailleurs, des droits de retirer à tout moment vos consentements et d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), notamment sur son site internet www.cnil.fr.